Auto zakelijk of privé. Er zijn meerdere opties:
1. U gebruikt de auto 90% of meer
zakelijk. De auto is dan verplicht ondernemingsvermogen en alle autokosten
worden op de onderneming geboekt:
a. Is er sprake van een bestelauto:
i. Er is een mogelijkheid om een formulier “verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto” in te vullen bij de belastingdienst. U hoeft dan geen rittenadministratie bij te houden. Dit betekent wel dat u er privé niet mee mag rijden. Voordeel is dat u alle autokosten zakelijk mag boeken voor de inkomstenbelasting en alle btw mag terug vragen.
ii. Indien u geen formulier invult, zijn er 2 opties:
1. U houdt een rittenadministratie bij:
a. U houdt alleen uw zakelijk gereden
kilometers bij (woon-werk verkeer wordt voor de inkomstenbelasting gezien
als zakelijk en voor de btw als privé, waarbij woon-werk verkeer wordt gezien
als “het heen en weer reizen van de woon- of verblijfplaats naar een vaste
werkplaats”). Voor de btw wordt er dan eind van het jaar een standaard
correctie gemaakt van 2,7% (of 1,5% indien u de btw bij aanschaf van de auto niet heeft teruggevraagd of ook 1,5% indien u de btw bij aanschaf van de auto wel heeft teruggevraagd maar dan na 5 jaar een correctie van 2,7% te hebben gehanteerd) van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm. Voor de inkomstenbelasting mag het zakelijk aantal km x 0,23 euro worden geboekt als autokosten voor de onderneming.
b. U houdt uw zakelijk gereden kilometers bij en tevens de kilometerstand van uw auto per begin januari (met deze informatie zijn ook uw privé gereden kilometers te berekenen). U mag alle autokosten op de zaak boeken. De eerder geboekte autokosten worden gecorrigeerd naar het zakelijk aantal km x 0,23 euro als autokosten voor de onderneming.
Voor de btw wordt er eind van het jaar er een correctie geboekt gebaseerd op de verhouding zakelijk/privé.
2. U houdt geen rittenadministratie bij: U mag alle autokosten op de zaak boeken. Voor de btw wordt er eind van het jaar een standaard correctie gemaakt 2,7% (of 1,5% indien u de btw bij aanschaf van de auto niet heeft teruggevraagd of ook 1,5% indien u de btw bij aanschaf van de auto wel heeft teruggevraagd maar dan na 5 jaar een correctie van 2,7% te hebben gehanteerd) van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm. Voor de inkomstenbelasting is het algemene bijtellingspercentage 22% van de catalogusprijs van de auto (bij een volledig elektrische of waterstof aangedreven auto is deze verlaagd).
b. Is er sprake van een personenauto:
i. Kunt u aantonen dat u per
kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé rijdt in een auto van de zaak?
Dan betaalt u over de privé gereden kilometers geen belasting; u mag alle
autokosten op de zaak boeken en u hebt dan geen ‘bijtelling’. U kunt hiervoor
een “Verklaring geen privégebruik auto” aanvragen. Aantonen
betekent hier dat u een overzicht moet bijhouden van de privé gereden
kilometers.
ii. Rijdt u meer dan 500 kilometer per
jaar privé dan geldt optie 1.a.ii ook hier.
2. U gebruikt de bestel- of personenauto 90% of meer privé. De auto is dan verplicht privévermogen. U mag het zakelijk aantal gereden kilometers x 0,23 euro boeken als autokosten
voor de onderneming. De ritten moeten aantoonbaar zijn door het bijhouden van een zakelijke rittenadministratie.
3. U gebruikt de auto zowel privé minder dan 90% en zakelijk ook minder dan 90%. De auto is dan keuzevermogen. U mag een keuze maken of u de auto ziet als ondernemingsvermogen of als
privévermogen. Bereken eerst wat de meest optimale keuze is op Berekenhet.nl. Er zijn dan de volgende uitkomsten:
a. De auto op de zaak is de meest optimale keuze -> ga naar optie 1.
b. De auto in privé is de meest optimale keuze -> ga naar optie 2.
Tips
Algemene tips
· Bewaar uw administratie minimaal 7 jaar. Gegevens over onroerende zaken moeten 10 jaar worden bewaard.
· Het komt nogal eens voor dat benzinebonnen kwijt raken. Zonder bon of juiste factuur mag u de btw niet terugvorderen. Dit kan zomaar tussen de 10 en 20 euro btw per tankbeurt zijn wat u dan niet terugkrijgt. We raden dan ook een tankpas aan van o.a. Gotankpas of MoveMove (maar er zijn meerdere aanbieders van tankpassen). Dan krijgt u maandelijks achteraf een factuur toegestuurd.
· Om recht te hebben op ondernemersaftrek (en de eerste 3 jaar aanvullend startersaftrek) moet je minimaal 1.225 uur per jaar aantoonbaar aan je bedrijf besteden. Houd daarom goed de gewerkte uren bij in een Excel of agenda o.i.d. Ook uren besteed aan werving, reclame, etc tellen mee. U moet tevens meer tijd besteden aan uw onderneming dan aan andere werkzaamheden (bijvoorbeeld in loondienst). Was u in 1 van de 5 voorafgaande jaren geen ondernemer? Dan hoeft u niet te voldoen aan deze laatste voorwaarde.
· Facturen kunnen worden aangeleverd in een ordner of digitaal:
o Order: Bewaar in een ordner per tab o.a. een print van de inkoopfacturen, verkoopfacturen, bankafschriften, overige bonnetjes (benzine, reis- en verblijfkosten e.d.).
o Digitaal: We maken voor u een account aan bij TriFact365 om daar de digitale (in- en
verkoop) facturen naar toe te sturen. Dit kan op drie manieren, nl. via uploaden, emailen en via de Trifact-app. De facturen worden dan “automatisch” geboekt in het boekhoudsysteem. Er is ook een mogelijkheid om bankafschriften (momenteel alleen van ING, ABN-Amro, Rabo en KNAB) te koppelen aan het boekhoudsysteem. Dit is een eenmalige instelling. Daarna hoeven de bankafschriften niet meer te worden
uitgeprint.
· Denk aan alle overige kosten die u voor privé maakt, maar daarnaast ook voor de zaak. Bijvoorbeeld een internetabonnement. Van dergelijke kosten mag u een inschatting maken hoeveel % privé en hoeveel % zakelijk u deze gebruikt. Geef ons deze verhouding door. Hoe meer
kosten er op de zaak worden geboekt des te meer btw je kunt terugvragen en des te minder inkomstenbelasting je betaalt. Echter, het moet wel een reële inschatting zijn.
· Daarnaast is het ook van belang om te weten dat niet alle kosten aftrekbaar zijn. Hierbij zijn verschillende regels voor de inkomstenbelasting en voor de omzetbelasting:
o Beperkt aftrekbare kosten voor de inkomstenbelasting
o Beperkt aftrekbare kosten voor de omzetbelasting
o Voor de teruggaaf van omzetbelasting is het belangrijk dat facturen voldoen aan de factuurvereisten, maar er kan er ook sprake zijn van bijzondere situaties. Btw op bonnetjes (welke veelal voldoen aan de eisen van een vereenvoudigde factuur) kan worden teruggevraagd. U hoeft dan alleen aannemelijk te maken dat u de afnemer bent. Btw op brandstofbonnen mag ook worden teruggevraagd bij een factuurbedrag groter dan 100 euro indien u te identificeren bent als afnemer. Dit is bijvoorbeeld het geval als u met pin betaalt.
· Investeringen zijn aankopen van €450 (excl. btw) of meer van activa die meerdere jaren meegaan. Deze uitgaven moeten op de balans worden geactiveerd en in minimaal 5 jaar worden afgeschreven.
· Zet elke maand wat geld apart voor de inkomstenbelasting die je elk jaar moet betalen of vraag een voorlopige aanslag aan (wij kunnen u daarbij helpen).
o Voor een eenmanszaak: Als je grofweg 25% van je resultaat (omzet minus kosten) apart zet, moet dit redelijk zijn. Het percentage is zo laag omdat, voordat de belasting wordt
berekend, je eerst je resultaat nog mag corrigeren met een starters-/zelfstandigenaftrek
en een winstvrijstelling van 14%.
o Voor een BV: Dit percentage zal rond de 40% zijn.
· Ga voor de meest juiste en actuele informatie naar de site van de belastingdienst.